"Pengurusan Projek"

1.  MAKSUD PENGURUSAN PROJEK

          Mula-mula sekali biar saya terangkan maksud projek terlebih dahulu. Projek didefinisikan sebagai suatu  rancangan yang diurus atau ditadbir yang melibatkan manusia,bahan dan sumber kewangan bagi memikul atau bertanggungjawab melaksanakan speksifikasi serta skop kerja dalam lingkungan kekangan masa serta kos bagi mencapai suatu perubahan menguntungkan yang dinilai melalui kuantiti dan kualiti. Projek adalah gabungan diantara pengurusan dan bahan-bahan. Projek wujud dengan permulaan dan mempunyai matlamat,memerlukan bahan-bahan,pengurusan dan berhubungkait antara satu sama lain.

         Kemudian,pengurusan projek adalah didefinisikan sebagai gabungan diantara peralatan,manusia,bahan,sumber dengan teknik kemahiran saperti penggunaan PERT,carta GANNT dan lain-lain teknik pengurusan serta kaedah pengawalan pengurusan.

         Selain itu, sistem maklumat pula mengikut Zwass (1998) “An information system is an organized set of components for collecting,transmitting,storing and processing data in order todeliver information for action”.

         Akhir sekali, pengurusan sistem maklumat adalah menguruskan semua yang berkaitan dengan teknologi maklumat seperti operasi, teknologi, bahan, projek, data, sumber, tenaga manusia dan lain-lain yang berkaitan.

    

2.  FAKTOR KEJAYAAN PENGURUS PROJEK

2.1    Pengetahuan asas yang perlu dimiliki

Organisasi mempunyai banyak pilihan untuk menggunakan metodologi dalam melaksanakan pengurusan projek. Banyak terdapat penggunaan metodologi yang digunakan tidak tepat,menyeleweng dan tidak mengambilkira kehendak metodologi itu sendiri dan tidak kurang pula yang memusnahkan metodologi itu sendiri. Dalam hal ini kejayaan projek berkenaan banyak bergantung kepada pengurus projek dalam merancang,memilih,menyelenggara metodologi dan mengambil faktor-faktor dalam pengurusan risiko. Oleh yang demikian aspek yang perlu dilihat berkait dengan pengurus projek adalah saperti  persediaan menjadi pemimpin atau pengurus projek,pengetahuan asas yang perlu dimiliki,bagaimana untuk mengurus dan lain-lain faktor yang mempunyai hubungkait dengan pengurusan saperti persekitaran,hubungan kemanusiaan, kecekapan,keberkesanan dan lain-lain. Dalam kesempatan yang terhad ini perbincangan akan difokuskan kepada persediaan untuk menjadi pengurus projek,pengetahuan asas yang diperlukan oleh seseorang pengurus projek dan cara pengurus mengurus.

Di antara sebahagian daripada pengetahuan asas yang perlu dimiliki oleh seseorang pengurus bagi menentukan kejayaan dalam perbincangan ini dibahagikan kepada tiga peringkat pertama atau asas, pertengahan dan tertinggi. Peringkat asas adalah berkaitan mentadbir dan membuat pemilihan dan menggunakan teknik atau alatan pengurusan.  Peringkat pertengahan pula ialah membuat laporan, pemantauan projek, pengumpulan, perkongsian dan menggunakan data sementara peringkat tertinggi pula ialah berkaitan dengan mengawal perbelanjaan, berurusan dengan pelanggan, mendalami dan menggunakan sepenuhnya pengetahuan dan kemahiran dalam perundingan.

2.2   Peringkat pertama

2.3   Memahami Objektif Organisasi/Projek

Perkara pokok yang perlu diketahui oleh pengurus projek ialah objektif organisasi dan projek itu sendiri. Kegagalan memahami dan mengenalpasti objektif  adalah diantara punca utama kegagalan sesuatu projek. Ianya diibaratkan seorang kapten kapal yang mahir mengendalikan kapal tetapi tidak mengetahui ke mana arah tujuan yang hendak dituju.Akibatnya kalau berjalan pun tanpa halatuju yang mana lebih baik daripada berlabuh sahaja tidak merugikan tenaga,perbelanjaan dan masa.

2.4   Membuat Perancangan

Membuat perancangan adalah sesuatu kemistian terutama dalam pengurusan projek  sistem maklumat  bagi memastikan supaya segala masalah yang akan timbul berkaitan dapat diminimumkan dan diatasi. Kepentingan perancangan disebut oleh Steven Alter (1998) “A project palan is especially important in IS project because unanticipated technical an organization problem often arise. At minimum , having  a plan helps the impact in indentifing suprises dan evaluatingtheri impact”.

Proses bagi pengurusan project

Kaedah bagi pengurusan projek